各二级学院:
为及时有效地做好2021届毕业生档案转递工作,现将有关事宜通知如下:
一、毕业生档案归档材料的要求
(一)毕业生归档材料
包括高中毕业生材料、高考招生登记表、学生登记表、普通高等学校本专科毕业生登记表、实习鉴定表、毕业生体格体检表、学生成绩档案表、学士学位审批表、报到就业通知书、党团材料、奖励材料、处分材料等。各学院整理毕业生档案材料时,请将材料按照:①报到证、②学生成绩档案表、③普通高等学校本专科毕业生登记表、 ④实习鉴定表、⑤其他材料的顺序排序整理好。
(二)归档材料的填写
1.所有材料用钢笔或碳素水笔认真填写、字迹工整。用铅笔或圆珠笔书写的材料,复印、复写材料及证件(合格证、荣誉证等)不在归档范围;
2.普通高等学校本专科毕业生登记表、学生成绩档案表等各表中的信息和意见(如协议书编号、学校对其就业的意见、班级意见、院系意见及学校意见等),应本着对学生负责的态度逐一认真填写,按要求签名、加盖印章;
3.材料填写中,如遇没有内容填入到该项中,例如:没有奖励或处分等情况,请填写“无”、或“否”;
4.档案袋封面的书写,字迹工整,封面整洁,避免乱写乱画;必须用钢笔或碳素水笔认真填写;档案袋封面上的内容要填写完整;生源地请详细填写学生户籍所在地;档案袋封面的材料目录请用钢笔或碳素水笔对应打“√”;右下角的“No”填写学生的完整学号。
二、毕业生档案转递与管理
(一)已考研或就业的毕业生
1.考研学生。凡考上研究生的毕业生档案,请各二级学院将调档函、学生档案、毕业生档案转递名册整理好,拟于6月15日前交至学生档案室,由学校统一拟于7月上旬寄出。
2.已落实了就业单位并签订了就业协议书的毕业生,请各二级学院拟于6月25日前将学生档案、毕业生档案转递名册交至学生档案室,学校拟于7月中、下旬邮寄到档案转递名册上指定的接收单位。
3.已落实了就业单位,并签订了就业协议书、办理了报到证,但用人单位暂不接受其档案,档案一律寄往报到证所在单位,毕业生应及时去单位所在的当地政府人事部门办理人事代理手续。
(二)未就业的毕业生(档案转递由毕业生自主选择,可根据自身实际情况选择以下档案管理方式)
1.回生源所在地。已办理了回生源地自主择业报到证的,省内毕业生暂未落实就业单位的毕业生,其档案关系拟于8月上旬寄往报到证所在单位,毕业生应及时去当地人事部门办理人事代理手续。外省籍毕业生的档案,按就业报到证转寄。
2.省大中专学校学生信息咨询与就业指导中心托管。湖南省大中专学校学生信息咨询与就业指导中心(简称:省就业中心)可代理档案、户口托管,毕业生需与省中心签订《人事档案、户籍托管合同书》。从2016年开始,托管到省就业中心的所有党员的党组织关系档案,需要与毕业生学籍档案分开单独整理,党组织关系介绍信、党组织关系托管告知书需要党员本人交到省就业指导中心。
3.人事代理。毕业生通过到各省(或市)人力资源与社会保障厅(或局)所属的人才服务中心办理人事代理协议,并办理好就业报到证的档案将转至相应的人才服务中心,以便毕业生转正、定级。
4.暂由学校保管。保管期限为两年,由毕业生本人提出申请,经所在学院同意,招生就业处审定后,方可代其保管。两年后,毕业生本人仍未调出档案的,学校依据国家相关就业政策,不再为其代管,学校将已满两年的毕业生档案转至毕业生户籍所在地(湖南生源转至毕业生所属县、区的人才交流服务中心,或毕业生所属市的教育局毕业生就业办公室,外省生源毕业生转至毕业生所属各省教育厅或省人事厅指定的毕业生就业工作服务部门)。
三、其他注意事项
1.学生档案通过邮政机要或邮政快递邮寄,一般情况3-8天左右到达所在地,学生一定要在一个月内到当地查询。
2.根据有关规定,毕业生档案在毕业生离校后尽快寄出。请各二级学院务必拟于6月30日前将所有毕业生档案、档案转递名册交学生档案室,送交的材料必须由各二级学院按专业、班级学号的先后排序。
3.请各二级学院务必将此文件精神以毕业班主题班会、电话、QQ微信群、短信等多种形式,确保传达到每一个毕业生,并要求毕业生亲自签名确认档案转递地址。各二级学院要高度重视,严格把关,避免转递错误。
4.档案转递联系电话:0739--5430067。
学生工作部(处)
2021年5月8日