邵阳学院文件

邵院政字〔2023〕33号

 

关于印发《邵阳学院经济合同管理办法

（试行）》的通知

 

校属各部门、单位：

《邵阳学院经济合同管理办法（试行）》已经党委会研究通过，现印发给你们，请遵照执行。

 

 

 

                                邵阳学院

                           2023年4月7日

 

 

 

 

 

 

 

邵阳学院经济合同管理办法（试行）

 

第一章  总 则

第一条 为规范学校经济合同管理，防范合同风险，明确合同责任，维护学校合法权益，根据《中华人民共和国民法典》以及其他相关法律法规，制定本办法。

第二条 本办法所称经济合同，是指为实现一定经济目的，以邵阳学院的名义与自然人、法人及其他组织等平等主体之间为明确相互经济权利义务关系而订立的协议，主要包括但不限于基建修缮与后勤服务项目、物资设备采购、教材图书资料采购、资产出租出借、服务外包等合同。人事劳动聘用合同、合作办学合同、产学研合作协议及横向科研协议等不在本办法管理范围内。

第三条 学校是独立的事业单位法人，校长是学校的法定代表人，任何以学校名义签订的经济合同必须由校长签署或校长授权代表签署。所有资产出租出借以及项目金额在人民币2万元及以上的经济事项均要订立书面合同（2万元及以上5万元以下的通过湖南省政府采购电子卖场已签订电子合同的经济事项，可不再签订书面合同）。严禁拆分合同金额规避合同管理的行为。

各二级单位不得以本部门的名义对外签订经济合同。

第四条 学校订立、履行经济合同，应当遵守法律、法规、规章，应符合《邵阳学院章程》和学校有关规定，遵循平等互利和诚实守信的原则，维护学校的合法权益，不得谋取私利，不得擅自对外出具承诺函、担保函、对账函、答复函等文件。

第五条 学校经济合同的管理、承办、审核、履行和档案管理人员等，对合同负有保密义务，严禁泄露学校商业秘密。

第二章  经济合同管理

第六条 学校经济合同管理遵循统一领导、归口管理、分级负责的原则。校长全面领导合同管理工作，分管校领导、有关职能部门依照岗位和部门职责履行相应的合同管理职责。

第七条 审计处是学校经济合同归口管理部门，负责合同条款的审核、合同文本的保管及合同履行的监督工作。

第八条 合同承办单位是指在合同中履行或代表学校履行具体合同权利义务的单位，是合同第一责任单位。资产与实验室管理处是所有货物与服务类项目、经营性资产出租项目的承办单位，基建与后勤服务中心是基建（修缮）工程项目的合同承办单位，计划财务处是融资和借款项目的合同承办单位，其他各职能部门是负责其职责范围内教育服务项目的合同承办单位。其主要职责是：

（一）按照规定组织开展合同事项的可行性分析论证，办理立项申请手续；审查合同相对方资质、资格、资信状况；按相关规定组织合同洽谈：对合同项目的可行性、经济性、合法性及价款的合理性等负直接责任；

（二）拟订合同草案或初审合同相对方提交的合同草案，将合同草案及相关材料提交拟办；负责将合同提交合同业务管理部门、合同审查会签部门、审计处及分管校领导进行审查，并在审查通过后提请校长签署或校长授权代表签署；

（三）负责具体执行合同约定的经济事项，定期跟踪调查、检查分析合同履行情况，登记本部门合同台账，敦促合同相对方积极履行合同；对无法继续履行的合同或合同执行中发现的问题，制定应急预案或提出补救措施和建议，维护学校权益；

（四）收集、保管合同签订及履行过程中形成的有关资料，负责处理或协助处理本部门经办的合同所引起纠纷；

（五）组织对合同管理的相关人员进行法律知识培训；

（六）完成学校交办的其它合同管理工作。

第九条 合同业务管理部门是指负责合同项目经费计划或业务主管的部门。合同承办部门应将合同交合同业务管理部门审核，合同业务管理部门根据其职责范围，经费权限，对合同立项的必要性、可行性进行审核，提出审核意见及建议。

根据工作需要，合同业务管理部门可以是合同承办部门。

第十条 合同审查会签部门是指对合同所涉事项具有监督管理职责的单位，主要包括党政办公室、纪委监察专员办公室、计划财务处、资产与实验室管理处（招投标管理办公室）等。合同审查会签部门根据本部门职责范围，主要就合同的主体、地址和联系方式、标的、价款及支付方式、履行方式及期限、违约责任、争议解决、合同签订时间等主要条款与招标文件、中标人的投标文件是否一致进行审查，对合同的合规性、经济性、合理性进行审核，提出审核意见及建议。

第十一条 合同谈判中，如需向合同相对方提供涉及单位商业秘密的文件资料，应与合同相对方在合同中载明保密条款与其签订保密协议。根据工作需要，合同审查会签部门可以是合同承办部门。

第三章  经济合同订立

第十二条 合同草案原则上由合同承办单位组织起草，确需由合同相对方起草的，合同承办单位应当积极谈判，严格按照本办法的相关要求进行初步审查和修改。

第十三条 合同草案的起草，原则上应按照学校颁布的合同示范文本进行；学校没有颁布示范文本的，原则上按照国家或行业颁布的示范文本进行：没有相关示范文本的，参照学校已签订的类似合同起草。

第十四条 合同承办单位负责对合同相对方资信状况、履约能力的调查。不得与履约能力或资信状况有瑕疵的合同相对方签订合同。对于合同全过程中涉及的不诚信合同相对方，列入不诚信清单，并每年更新。合同相对方具有下列情况之一的，不得与之签订合同：

（一）资信不明或资信状况不好的；

（二）履约能力差或无履约能力的；

（三）合同标的价值超过签约相对人固定资产或注册资金的；

（四）超出经营范围的；

（五）无法人资格未经授权委托的；

（六）签约人非法定代表人未经授权委托的；

（七）有证据证明对方经营状况不良、资不抵债，或涉及重大债务纠纷，企业法定代表人涉嫌犯罪的；

（八）其他违反法律、法规和规章的。

第十五条 合同签订前，合同承办单位与合同相对方要进行洽谈、协商，协商的重要事项和各方意见，应当进行记录并形成会议纪要，作为签订合同的重要依据。

第十六条 合同签订前，必须按规定进行审查会签，合同承办单位需填写《邵阳学院合同会签、审批表》，将合同草案及与合同有关的证明材料加盖骑缝章提交相关部门进行会签，然后将审核通过的、与对方达成一致的合同文本，报送相关校领导依次审查。

第十七条 合同订立所涉各部门负责人应在《邵阳学院合同会签、审批表》上出具审核意见，并对审核意见负责。意见应明确、具体，禁止使用“原则同意”、“基本可行”等模糊性语言，上述语言的使用，视为对合同草案的否定。

第十八条 合同承办单位在将合同报送审查时，合同审查会签部门应在3个工作日内完成审核；如有特殊情况，合同审查会签部门应及时与合同承办单位协商。

第十九条 按规定需进行招投标的事项，合同承办单位应在招投标后，将会同中标单位拟定的合同送会签部门进行审签。

第二十条 涉及大额收支的经济合同或其它重要经济事项需要签订合同的，在正式签订前须根据学校《邵阳学院党委领导班子贯彻落实“三重一大”集体决策制度实施办法》《邵阳学院校长办公会议议事规则》《邵阳学院党委会议议事规则》等相关规定提交校长办公会议或党委会研究决定。

第二十一条 因抢修、抢险、抢救及涉及安全稳定等紧急且必须签订的合同，可以事前向学校主要领导及分管校领导口头请示（报告），但事后应当在请示或报告之日起五个工作日内补办报批、签署手续。

第二十二条 审查通过后的合同，由合同承办单位按照合同签署权限，将《邵阳学院合同审签表》和合同文本送至校长本人或校长授权代表签署。

第二十三条 合同签订须加盖合同专用章，多页的加盖骑缝章方可生效。

合同文本至少一式四份，其中学校持有三份，审计处、计划财务处、合同承办单位各持一份。

第四章  经济合同履行

第二十四条 合同签订后，即具有法律效力，合同承办单位应当遵循诚实信用的原则全面履行合同义务，及时跟踪和了解合同相对方履行合同义务的情况，防止合同纠纷的发生。

第二十五条 合同生效前，不得实际履行合同（不包括应急抢险项目）。合同生效后，及时实际履行合同。除法律另有明文规定或合同有约定外，不得改变或转让合同权利义务。

第二十六条 审计处应对合同执行情况进行动态监督和检查，督促合同承办单位依法履行合同，定期与学校相关部门进行合同信息对接，及时做好合同跟踪提醒工作。

第二十七条 如合同相对方不履行或不全面、不适当履行合同，合同履行部门应及时向分管校领导汇报，并在法定或约定期限内以法定或约定方式向对方提出书面异议。合同履行部门应尽量与对方当事人协商，用书面形式要求其继续履行合同。

第二十八条 与合同有关的协议、文本、电报、电传、信件、图表、会议纪要等文字材料和单据、凭证等，均属合同相关文件的组成部分，合同履行部门应妥善保管并存档。

第二十九条 计划财务处应当根据合同履行情况办理价款结算及账务处理。

第三十条  学校建立合同动态分析制度，承办和履行部门应定期分析合同履行情况，及时发现合同履行中的问题，确保合同正常履行。发生合同纠纷应争取通过双方协商来解决，协商不成的，通过仲裁、诉讼等法律程序解决。

第三十一条 未经学校授权批准，任何部门和个人不得向合同相对方做出实质性答复或承诺。

第三十二条 审计处建立合同档案制，指定专人负责合同管理。合同履行完毕后，审计处应及时将合同原件及相关资料进行整理、归档，并于第二年移送档案馆留存。审计处与档案部门应建立书面交接手续。

第五章  经济合同变更与终止

第三十三条 合同签订后，合同承办单位发现签订合同时的条件发生变化，或继续履行合同将给学校造成损失时，应及时报告分管校领导，建议协商变更或解除合同。

第三十四条 补充、变更、解除合同必须采取书面形式，按照本办法第三章规定的合同签订程序进行；已审签的合同作废时，合同承办单位必须回收全部合同交审计处，并书面通知原各审查会签部门。

第三十五条 合同生效后，合同相对方不履行合同义务或者履行合同义务不符合约定的，合同承办单位应当及时采取措施督促其履约，避免学校遭受损失和防止损失扩大，并注意收集、保全相关证据。

第三十六条 合同终止前，合同承办单位应当做好尾款和税费结算、未决争议及其它事宜的处理，不得遗留未决事项。

第三十七条 合同终止后，承办和履行部门应做好合同项目的检查验收、合同结算和付款凭证的审核工作，并按规定办理入账、工程成本核算和有关资料整理及归档保管工作。

 第六章  监督与处罚

第三十八条 学校合同管理实行审批责任制。合同承办、履行、审核的部门和人员，对合同履行中出现的问题负有解决、处理的责任。其中，合同经办人和部门审核人是第一责任人，在合同管理方面需承担首要责任。

第三十九条 审计处、合同业务管理部门和合同审查会签部门依照各自权限对学校合同办理工作实施监督、检查与指导，发现问题应及时报告学校并进行纠正和查处。

第四十条 凡有下列情况之一的且给学校造成损失，学校将依据有关规定追究有关责任人的行政及经济责任；因故意、过失而给学校造成重大损失的，依据相关规定追究其法律责任：

（一）违反国家法律、法规、规章而签订的合同；

（二）因对方提供虚假资料而签订的合同；

（三）未经论证、会签、审批程序或手续不完备的合同；

（四）未经授权私自对外签订的合同；

（五）代理人超越授权范围而越权签订的合同；

（六）合同条款明显有失公允的合同；

（七）应当签订书面合同而不签订或者拆分合同金额恶意规避合同管理的行为；

（八）签订、履行合同和在合同管理过程中失职、渎职、以权谋私、泄露商业秘密、非法串通损害国家和学校利益的行为；

（九）其它情况。

第七章  附则

第四十一条 本办法由审计处负责解释。

第四十二条 本办法自发布之日起试行。

 

附件：1.邵阳学院经济合同会签、审批流程图

2.邵阳学院经济合同会签、审批表

 

 

 

 

 

 

 

 

附件1

邵阳学院经济合同会签、审批流程图

 

附件2

邵阳学院经济合同会签、审批表

合同承办部门（人）：编号：

合同名称
合同金额		经办人及 联系方式
承办单位 意见	负责人签章 年  月  日	业务管理 部门意见	负责人签章 年  月  日
党政办公室 意见	负责人签章 年  月  日
计划财务处 意见	负责人签章 年  月  日
资产与实验室 管理处意见	负责人签章 年  月  日
纪委、监察专员 办公室意见	负责人签章 年  月  日