邵阳学院物资采购审计实施办法

第一条 为了规范学校物资采购审计的内容、程序与方法，改善物资采购质量，降低采购费用，维护学校的合法权益，促进学校价值的增加，根据《邵阳学院内部审计工作规定》，制订本实施细则。

第二条 本细则所称物资采购审计是指内部审计机构及人员依据有关法律、法规、政策及相关标准，按照一定的程序和方法，对物资采购全过程所进行的独立监督和评价活动。本细则所称“物资”是指满足学校教学、科研、后勤保障需要的仪器设备、物品及其它与学校教学、生活有关的所有物质材料。

第三条 根据学校的规模和要求、物资采购业务量的大小，我校物资采购审计采取项目管理式审计为主和过程参与式审计为辅两种模式。

（一）项目管理式审计是有重点、有目的地将物资采购部门、环节或物资品种纳入年度审计计划，形成为特定审计项目，并实施相应审计程序的审计模式。

（二）过程参与式审计是由内部审计人员参与监督物资采购的全过程或者部分重要过程，实现物资采购审计的日常化。

第四条　在项目管理式物资采购审计模式下，采购部门应提前25天将《物资采购计划》报审计处审核。在过程参与式物资采购审计模式下，采购部门应提前7天将《物资采购计划》报审计处审核。

第五条 内部审计人员应具有物资采购管理的相关专业知识，熟悉相关法律、法规、政策和学校内部有关规定，掌握物资采购内部控制原理，了解学校物资采购现状和外部环境的变化。开展专业技术性较强的物资采购审计，内部审计机构可聘请外部专家参与。

第六条  采购审计工作应遵循：依法依规原则，公开、公平、公正原则，独立性原则，真实性和有效性原则。

第七条  负责采购工作的相关部门和人员，应积极支持、配合审计工作，自觉接受监督，为全面顺利开展审计监督工作提供便利。

第八条  审计监督工作应注重实际效果。工作中如发现无法实施有效审计监督时，应及时向学校主要领导汇报。

第九条　采购计划审计。采购计划审计是对采购计划中所列物资价格、数量、质量、采购方式和供货商选择等的真实性、合理性和有效性等进行的审计。主要内容包括：

（一）采购计划编制依据的可靠性。内部审计人员应审查采购计划的编制是否依据经过批准；是否符合学校的预算管理政策。

（二）采购计划审批程序的合规性。审查各物资使用部门是否根据本期物资实际需要量，填具物资采购申请单；各部门负责人是否按职责分工和授权范围对提交的采购申请单进行分类初审、对口把关；最终下达的《物资采购计划》有无报经学校分管领导审批；重要的和技术性较强的物资采购，是否经过专家进行论证；对急需和突发性的紧急物资采购，是否执行特别授权审批程序，并于规定时日内补齐办妥有关手续。

（三）采购计划所列价格的合理性。对于重复购置的物资，如价格未发生变化，则以上次成交价格为依据，如价格已发生变化，应以最新市场公允价为标准。经内部审计人员审核后的物资采购计划价格，一般是作为实际采购时的价格控制标准，而不是实际采购价格。

（四）采购计划所列数量的合理性。审查采购部门是否做了最有效的归类；物资采购数量是否考虑了经济批量；是否与物资库存相适应。

（五）采购方式选择的合理性。物资的取得方式有定点进货和非定点进货，具体包括市场选购、电子商务采购、招标采购、委托加工、互惠购买、融资租赁和企业自制等方式。内部审计人员应审查采购方式的确定是否综合考虑了下列因素：现有资源的充分利用、物资的重要性程度、资金的贴现幅度、供货商的信誉和各种价格构成要素等。采用招标方式，应具体审查如下内容：

1、监督招标过程和招标标准是否符合“公开选购、公平竞争、公正交易”的原则，确定在招标、开标、评标和定标过程中有无违反规定程序、私自与供货商串通、泄露招标信息等情况。

2、审查有关招标文书的内容是否完整、严密，有关条款规定是否得到切实遵守。

3、监督招标方式的选择是否合理。采用公开招标方式的，审查对外发布的招标信息是否全面、准确，发布范围是否具有广泛性，参与招标的投标人是否合格；采用邀请招标的，审查接受邀请的投标单位是否具有良好信誉、资质和财务状况，是否邀请至少三个以上投标人参加；采用议标采购方式的，审查所采购的物资是否确实没有供方投标、没有合格投标者、因技术复杂或性质特殊不能详细确定规格或具体要求、采用招标所需时间不能满足各学校紧急需要、不能预先计算出价格等，参加议标的单位是否在两家以上。

4、审查招标采购的价格是否合理。复验标底价格，对编制标底的工作底稿所载明的物资数量、价格、人工耗费、各项其他费用及税金等进行复核、验算；审查最高采购限价的合理性和公允性；对于不能编制标底的招标物资或采用议标方式招标的，可根据市场行情对标的进行合理的价位判断。

（六）供货商选择的合理性

根据供货商与学校的业务稳定性，分为定点供货商和非定点供货商。内部审计人员应重点审查学校对定点供货商选择的合理性，包括供货商选择评价程序是否规范；有无明确的供货商选择目标和评价标准；有无完整、真实的供货商资料；供货商资料筛选、排序和审批是否流于形式；是否经集体决策进行供货商优选并形成供货商名单；是否根据供货商和学校的实际情况采用实地考察、书面调查、样品检验或试用的方式确定供货商；有无过度依赖特定供货商，是否设立了备选供货商团队。

第十条 采购价格审计。采购价格审计是对采购价格标准确定的合理性和申报程序的规范性等方面所进行的审计。采购价格审计的主要内容：

（一）价格标准确定的合理性。

1、审查价格信息收集渠道的广泛性和使用的有效性。可供采用的价格收集渠道有网络、报刊、杂志、电视、广播、行业公报、供货商提供和竞争对手披露等。内部审计人员应审查采购部门是否充分利用了各种价格来源渠道，建立起容量丰富的价格信息资料库；对于获取的各种信息源，是否按照本学校的物资种类进行了适当分类以提高检索能力，发挥信息使用效率；是否在各部门之间进行了信息共享。

2、审查价格信息资料收集的准确性和及时性。审查价格来源渠道是否正规，是否根据环境的变化适时地更换价格信息，能否综合各种信息源较准确地预测未来的价格变化趋势，为学校实施战略物资管理提供价格导向。

3、审查价格标准确定方法的适当性和计算结果的正确性。物资采购价格标准的确定方法有：分别询价法、交叉询价法、调查法、信息资料查询法、历史资料评价法、测算法、专家评估辅助法、集中询价法、公开招标法、提供佐证法、限价法。

4、审查价格标准构成内容的全面性。物资采购价格包括采购物资的买价、运杂费、保险费、途中损耗、入库前的整理挑选费用、大宗材料的市内运输费、采购资金利息和其他相关费用。其中买价和运费是物资采购价格的主要影响因素。

（二）采购申报价的合理性。主要内容包括：

1、审查是否根据不同的物资采购方式确定申报价；

2、审查申报单中所列物资品种是否在采购计划范围内，是否列入采购预算；

3、审查采购申报价有无高估虚报问题；

4、审查采购申报价的构成是否齐全，是否进行了综合比价；

5、审查采购部门有无随意压价而忽视物资质量的现象；

6、对于重复购置的物资，审查申报价是否超过最高限价，最高限价有无根据市场价格变动及时进行相应调整；

7、审查采购部门是否进行比质比价。

（三）申报价格核定程序的规范性。审查是否根据确定的价格标准，在测算评估、对比分析的基础上，确定采购部门报价和相关费用的合理性和公允性，并提出核定意见。对违反规定或报价不合理的，内部审计部门具有否决权，提出重新询价的建议或者核定一个最高控制价格。采购部门应参照核定意见，在核定的价格控制标准范围内进行采购。

第十一条 采购合同审计。采购合同审计是对采购合同的合法性、完整性和有效性等所进行的审计。

（一）采购合同签订的合规合法性。主要内容包括：

1、审查供货商是否具有签约资格。

2、审查合同的签定程序是否合规。合同的签定需经市场调查、业务洽谈、合同起草、合同评审、合同执行以及合同变更、解除或终止等过程。内部审计人员应审查在市场调查阶段是否按“货比三家”的原则进行市场调查，是否取得了供货商完整的档案资料以确认供货商的信誉和履约能力，必要时是否对供货商进行现场考察；参与业务洽谈的代表的业务能力和技术水平是否具备，是否由两人以上参与谈判；合同起草是否使用了正规的合同版本；草签的合同是否经过学校法律部门、财会审计部门评审；是否根据学校授权要求报经有关领导审批，有无履行分级授权审批手续；是否办理了必要的公证手续；合同变更、解除或终止的理由是否充分，是否签署了书面变更协议并履行了审批手续，对于发现的将严重损害学校利益的已签署合同，是否及时采取了纠正措施。

（二）采购合同条款的完备性和合同内容的合法性。采购合同应包含如下基本内容：合同标的；数量和质量；价格和结算方式；运输方式；履约期限、地点和方式；违约责任等。内部审计人员首先应审查合同中是否包含上述内容，有关规定是否明确、具体。其次，应审查签约双方的权利和义务是否明确并具有对等性。再次，应审查确定有无利用合同从事非法行为的可能性。最后，应审查合同条款规定是否为学校争取到最大的财务利益，如充分考虑付款条件和资金优势，选择合理的货款支付方式等。

（三）采购合同的执行结果。审查合同内容是否得到全面、严格地履行；审查有无合同违约、违约的原因及违约处理结果，如对方违约，是否及时学校索赔。如本方违约，责任人是否向分管领导提交书面报告，经审批后办理赔偿手续，并追究相关责任；协商不成的合同纠纷是否及时上报上级领导和法律部门，通过申请仲裁或向人民法院起诉解决合同纠纷。

（四）审查合同的管理是否规范。主要内容包括：

1、审查学校有无设置专门的合同管理机构，合同管理人员是否具备相应资格，合同管理制度是否完善，有无重大合同变更的应对防范措施。

2、审查合同的归档和保管是否完整。审查合同是否按序编号；台帐登记是否清晰完整；支持性文件是否齐全，是否包括采购合同正本、合同补充协议、技术协议、采购订单、合同评审表及其它合同附件。

第十二条  采购计划执行情况审计。物资采购计划执行情况审计是指在采购物资运达学校后，对物资验收、入库、计量、价格和货款支付等业务执行的适当性、合法性和有效性等所进行的审查和评价。

（一）采购方式执行情况审计。审查采购部门是否按照采购计划、采购申报单确定的采购方式和供货商进行采购。如物资采购执行的是定点供货制度，内部审计人员应取得《物资定点供货目录》作为审计标准，据以确定采购部门是否在合格供货商目录中选择供货商，如有改变，其改变的原因和批准手续是否合理。

（二）质量控制执行情况审计。主要内容包括：

1、审查是否设置严格的质量验收机制，有无采取适当措施防止采购人员、质检人员与保管人员串通舞弊；

2、审查物资验收是否根据货运单、发票和经过批准的采购合同副本、采购价格申报单、采购计划进行；

3、审查物资验收是否签署顺序编号的验收报告；

4、审查超过采购合同的进货数量和提前到货的采购是否经过适当批准；

5、审查短缺物资和不符合质量要求的物资是否查明了原因，有无根据不同情况及时学校索赔，是否每月编制退货报告，以供采购和质检部门进行审查、分析和考核供货商表现等；

6、审查对逾期未交货者，有无按合同规定给予罚款或没收违约金；

7、审查对大型或数额较大的物资采购，有无取得供货商合格的检验证明，合同中是否规定了必要的质保内容；物资验收是否严格，有无存在由于验收不严造成以次充好、以劣充优、不合格物资入库等问题。

（三）价格执行情况审计。主要内容包括：

1、审查物资采购是否按批准价格执行。审查发票、货运单、验收单等原始资料上载明的价格是否与价格申报单、采购计划、采购合同一致，价格的变动是否经过核准。

2、审查运费的组成和数额是否合理。应根据确定的运费价格标准审查物资采购运费，保证实际运费控制在标准范围之内。包括：运输方式的选择、运输里程的确定、运输商的选择、运价组成等。

（四）仓储保管情况审计。主要内容包括：

1、审查仓库的位置与内部空间的布置。审查仓库位置的设置是否有利于学校内物资流动的经济性、合理性；仓库内部空间的布置是否有利于利用仓库的有效面积和提高仓库的作业效率。

2、审查仓库面积利用率。通过计算和比较“仓库面积利用率”指标，确定仓库利用效率高低和利用潜力的大小。

3、审查仓库存放保管工作。物资是否按分区及编号有序排放；物资包装、标示是否符合规范；易燃、易爆、剧毒等危险物资是否隔离存放；库房防火、防盗、防潮等措施是否到位。

4、审查物资保管账卡档案是否建立健全并定期与相关资料、账簿核对。

5、审查物资分类保管情况。审查物资保管是否按照物资的重要程度、消耗数量、价值大小等区别对待，实施ABC分类管理法。

6、审查物资储备定额制定是否合理。审查物资最高储备、经常储备、保险储备和季节性储备等定额是否经济合理，是否做到既满足生产需要，又最大限度地压缩库存。

（五）采购票据审计。主要内容包括：

1、审查物资采购的票据是否齐全，是否按照采购业务发生的先后顺序编号。

2、审查各种票据载明的采购数量、单价、金额、品种、规格、产地、型号等是否真实，数量、单价、金额等计算是否正确，各种票据相关内容是否一致。

3、审查票据的填写是否合规，手续是否齐全，来源渠道是否正规，保管、领用和注销措施是否完善，传递程序是否合规等。

（六）采购负债确认及付款执行情况审计。主要内容包括：

1、审查负债的确认是否正确。审查采购部门是否在物资采购申请单、验收单、供货商发票等核对无误的基础上出具付款申请单，并及时通知财会部门；财会部门是否在进一步审核的基础上，编制记账凭证，登记付款凭单登记簿或应付账款明细账，确认负债。

2、审查应付账款的登记是否正确。审查应付账款登记和管理是否由独立于请购、采购、验收、付款以外的职员执行；是否根据不同供货商设置明细账进行明细分类核算；是否根据审核无误的原始凭证和记账凭证及时登记账簿记录，有无遗漏、隐瞒负债情况；是否定期将应付账款明细账余额与供货商寄回的对账单相核对，与应付账款总账相核对，与采购部门台账相核对，对存在的差异是否及时妥善处理；对享有折扣的交易，是否以扣除折扣后的货款净额登记应付账款，以防止在付款时贪污折扣。

3、审查付款处理是否合规。审查付款是否符合资金结算制度的要求；付款是否在会计人员审核的基础上，经过授权人审批；是否按确定的付款方式付给指定的收款人；核实付款金额和收款人是否正确；有无使用空白支票；已付货款是否在发票上加盖“付讫”戳记等。

4、审查预付账款处理是否合规。审查预付账款是否经过申请、审批；收到采购物资后，是否根据供应商发票及时冲减预付账款；是否与供货商定期对账。

5、审查应付账款余额的整体合理性。审查财会部门是否定期编制应付账款账龄分析表、物资已收发票未到情况汇总表；是否每月计算主要业绩指标据以监控应付账款状况；采用分析性复核方法，通过比较本期与上期各应付账款明细账户余额、相关比率和相关费用账户金额，确定应付账款有无异常变动。 

第十三条　审计人员经过上述审计后及时做出审计意见，出具审计意见书，审计意见分三种情况：合理；不合理；除某几项外，其余合理。审计处将已审《物资采购计划》及审计意见书交与采购部门，采购部门根据审计意见实施采购。审计员及时整理审计资料，归档备查。

第十四条  物资采购后续审计是内部审计人员在提交了物资采购审计报告后，针对报告中所涉及的审计发现和审计建议所进行的跟踪审计，目的是确定被审计单位对于审计报告中所揭示的问题和偏差的纠正和改进情况以及产生的实际效果。

第十五条   物资采购后续审计应关注的风险领域。包括物资超储积压或储备不足风险、物资使用质量低劣风险、物资价格失控风险、资信低的供货商定点供货风险和审计建议无效风险等。

第十六条  物资采购后续审计的基本过程。

（一）应获取的相关资料。包括审计报告、审计回复、定点供货目录、价格申报单、采购计划和物资质量标准等。

（二）取得被审计单位的反馈意见并进行合理分析

内部审计人员应关注如下事项：被审计单位不做反馈和反馈不充分的事项；被审计单位有异议或误解的事项；反馈意见中说明不采取纠正措施的事项等。内部审计人员应逐项分析上述事项的具体原因，并且特别注意反馈意见中对于问题原因的分析是否具有针对性，拟采取的措施是否具体。

（三）实施适当的审计程序。对重大的审计发现和建议通过现场访问、直接观察、测试和检查文件等方式，编制“后续审计面谈结果小结”和“后续审计跟踪记录表”等工作底稿。

（四）评估采纳审计建议所达到的效果。

（五）提交后续审计报告。

第十七条　审计人员开展审计工作时必须依法依规、客观公正、廉洁自律、保守机密。在进行市场询价时，必须有两人以上参与，并做好审计记录；在网上进行价格调查时，必须结合市场行情进行最后价格测算；在物资采购过程中不得替亲友打招呼、说好话，不得泄露标的；在接到物资采购审计任务后，应在5个工作日内做出回应，确保工作效率。

第十八条  本细则由审计处发布并负责解释。

第十九条  本细则自发布之日起实施。