一、档案馆档案、资料主要供本单位领导和师生员工及校友使用，外单位人员需要查阅,须凭单位介绍信，并经有关领导同意后，方可查阅。

    二、本校教职工因工作需要，查阅本部门形成的一般档案，凭本人身份证即可以查阅。本校在校学生、毕业生凭本人身份证及其他有效证件，可以直接到档案馆查阅、利用学历、学籍以及可以公开的档案。

三、凡受他人委托办理查阅利用开放档案的个人，需持本人身份证，委托人身份证复印件和委托书，方可查阅利用档案。

    四、查阅、摘录，复制保密档案或属于尚未开放的档案，需经相关部门负责人和档案馆馆长同意，并报主管校领导审批。

    五、查阅档案、资料须事先填写《邵阳学院档案查阅登记簿》或《邵阳学院档案借阅登记簿》,未履行登记手续的,档案馆不予提供档案、资料。

六、档案、资料一般不借出档案馆，特殊情况需要借出时，须经相关部门负责人和档案馆馆长同意，并报主管校领导审批，并办理借出手续，限期归还。档案资料的借出时间，不得超过10天，确需继续借阅，必须办理续借手续。

    七.查阅档案时，严禁吸烟，严禁在文件材料上划线、打勾、作记号、折角等，严禁涂改和拆撕档案，违者且造成档案损毁的，依法追究当事人行政、法律责任。

    八、查阅档案者有义务将利用效果反馈给档案馆，以利探索和总结档案利用工作规律,更好地为各项工作服务。