邵阳学院档案管理实施细则

 

第一章  总  则

    第一条 为了加强学校档案管理工作，实现档案管理的标准化、规范化、科学化和现代化，进一步提高档案管理水平，有效保护和利用档案，更好地为学校和社会服务，根据《中华人民共和国档案法》（2020年6月20日第十三届全国人民代表大会常务委员会第十九次会议修订）《高等学校档案管理办法》（2008年中华人民共和国教育部令第27号）、《高等学校档案工作规范》（1993年11月16日国家教委发布，自1994年1月1日起执行）等法律法规，结合学校实际，特制定本实施细则。

第二条 本实施细则所称学校档案，是指邵阳学院在教学、科研、管理及其他各项活动中直接形成的对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条 学校档案工作是学校办学的重要基础工作之一，也是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志。学校加强对档案工作的领导和管理，将档案工作纳入各项工作之中，做到“三纳入”和“四同步”：纳入学校和各单位的工作计划和工作规划、纳入管理制度、纳入管理人员的职责范围；学校在布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

    第四条 学校档案工作在党委、行政领导下进行，同时接受上级教育行政管理部门和业务主管部门的指导、监督和检查。

第五条 学校档案工作实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准的原则，维护档案完整与安全，便于学校各类档案开发利用。

第六条 全校各单位及个人均应遵守《中华人民共和国档案法》《湖南省档案管理条例》《高等学校档案管理办法》和本实施细则的规定，依法行使与档案事务有关的权利，履行应尽的义务。

 

第二章  机构设置与人员配备

学校成立档案工作领导小组，党委书记、校长任组长，分管档案工作的副校长任常务副组长，其他校领导为副组长。档案工作领导小组下设办公室（以下简称领导小组办公室），领导小组办公室设档案馆，具体负责学校档案工作，档案馆馆长兼领导小组办公室主任，各单位、单门党政主要负责人为领导小组办公室成员。学校设立档案馆。档案馆是负责保存、提供利用学校档案，收藏学校办学成果的部门。

第八条 档案馆专职档案工作人员列入学校事业编制，档案馆编制人数根据上级有关规定和本校规模及馆藏档案数量等实际情况确定。

第九条 校属各单位要有一位负责人分管本单位的档案工作，并视情况配备1～2名兼职档案人员，负责本单位文件的收集、整理、归档工作，并定期向档案馆移交档案。

第十条 档案工作人员应当遵纪守法、爱岗敬业、忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

第十一条 档案馆的专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

 

   第三章  档案工作岗位职责

第十二条 学校档案工作领导小组主要职责：

（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策。

（二）负责对学校档案工作的领导，将档案工作纳入学校发展规划之中。

（三）审议学校档案工作各项规章制度。

（四）负责对学校档案工作的指导、监督、检查与协调。

（五）听取档案工作情况汇报，帮助解决档案工作中的实际问题。

（六）研究学校档案工作的重大事项。

第十三条 档案工作领导小组办公室工作职责是：

(一)负责贯彻、执行党和国家有关档案工作的法律、法规和政策，制订学校档案工作发展规划、规章制度，并组织实施。

（二）负责全校的党群、行政、教学、科学研究、基本建设、仪器设备、产品生产与科技开发、出版物、外事、财会十大类档案（包括纸质、电子、声像等各种形式档案材料）的接收(征集)、整理、鉴定(销毁)、统计，并对其进行集中管理和安全防护。

（三）监督、指导、检查学校相关部门和学院完成档案材料的收集整理和立卷归档工作。

（四）负责教职员工（除省管干部、处级干部以外）人事档案的接收、整理、保管与利用工作。

（五）负责学校档案资源的开发利用，开展档案编研工作，为学校和社会提供服务。

（六）负责组织开展学校档案信息化建设。

（七）完成学校交办的其他工作。

第十四条 各职能部门分管档案工作的领导职责：

(一) 组织本单位人员学习、宣传、贯彻国家关于档案工作法律法规和方针政策，执行学校档案工作规章制度，将档案工作纳入本单位的议事日程，每季度或每学期研究一次档案工作。

(二) 制订本单位档案工作管理制度，对本单位的兼职档案员提出具体要求，并帮助他们解决工作中的实际困难。

（三）加强与校档案馆的联系，共同做好业务监督、指导、检查工作，保证本单位归档材料完整、准确、系统，确保档案质量符合要求，归档及时。

第十五条 档案馆馆长岗位职责：

（一）组织学习、宣传和贯彻执行国家关于档案工作的法律法规和方针政策。

（二）按照档案馆（校史馆）的职责范围，主持档案馆（校史馆）的全面工作。

（三）负责拟订学校档案工作的发展规划、工作计划、建立健全档案工作的各项规章制度，并认真组织实施。

（四）规划并组织实施学校档案数字化及档案管理现代化建设。

（五）组织档案工作的检查、监督、总结、评比等工作。向分管校领导汇报工作并提出意见和建议。

（六）对档案馆工作人员进行合理分工，并随时督促检查档案工作完成情况，发现问题及时解决。

（七）规范内部管理，严格遵守各项规章制度；定期召开馆务会议，传达上级会议精神，讨论、布置、检查、总结工作。

（八）加强档案干部队伍建设。加强思想政治工作和职业道德教育。定期安排档案人员进行业务学习和培训，组织参加档案学术交流活动。

（九）抓好档案鉴定、编研和全宗管理工作，编制科学合理的全宗分类大纲和分类方案。

（十）负责接待、处理有关单位和群众来信来访及有关档案业务工作的对外联系。

（十一）完成上级档案部门和学校领导交办的其他工作任务。

第十六条 档案馆工作人员岗位职责：

（一）宣传、贯彻执行国家关于档案工作的法律法规和方针政策。

（二）热爱本职工作，忠于职守，坚持原则，遵守党和国家保密规定，保证档案信息安全，维护国家和学校的合法权益。

（三）做好本职工作，落实各项规章制度和工作计划。

（四）监督、指导、检查、协助校属各立卷单位做好文件材料的形成、积累、整理、立卷、归档工作。

（五）按照《高等学校档案工作规范》要求，认真细致地做好各类档案的接收、整理、编目、保管、利用、统计、鉴定与数字化等工作。

（六）认真做好库房管理工作，确保档案材料完整、安全。

（七）熟悉馆藏，积极主动提供利用，提高档案查准率、查全率和检索速度。

（八）积极开展档案的编研工作，努力开发档案信息资源，充分发挥其作用。

（九）积极参加档案理论研究和各种学术活动，不断提高业务水平和工作质量。

（十）对学校档案工作提出合理的意见和建议。

（十一）接受并完成领导交办的其他工作。

第十七条 校属各单位兼职档案员岗位职责：

（一）宣传、贯彻执行国家关于档案工作的法律法规和方针政策，遵守学校档案工作的规章制度。

（二）坚持平时立卷，根据本单位文件材料形成的特点和归档范围，确定档案类目，合理分类存放，便于利用和立卷归档。

（三）负责本单位档案材料的收集、保管、整理、立卷和归档工作，保证归档材料的齐全、完整、系统，档案质量符合要求。

（四）主动接受档案馆的业务指导和监督检查，及时向档案馆移交档案。

（五）努力钻研业务，积极参加档案馆组织的业务学习和有关活动，不断提高档案工作管理水平。

（六）维护档案材料的安全，做好保密工作。

（七）完成档案馆布置的其他相关档案工作任务。

 

第四章  档案的立卷、归档、移交和接收

第十八条  学校建立档案工作责任制度，并纳入教学、科研和管理人员的职责范围，做到学校每项重要的工作（含教学、科研、党政管理等），都有完整、准确、系统的文件材料保存。

第十九条  档案归档范围

学校对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是： 

学校在教学、科研、管理及其他各项活动中直接形成的对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的材料，即《高等学校档案管理办法》规定应归档的各类文件材料。

学校各类档案的归档范围按照《邵阳学院档案归档范围和保管期限规定》执行。干部人事档案、专业技术人员档案，按照中组部和有关部门规定执行。

    以上各门类归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式的材料。

    第二十条 归档的档案材料应当质地优良，须用蓝黑、碳素墨水书写，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照档案管理办法另行制定。

第二十一条 学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。    

    学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门

的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷或按件装盒，编制页号、件号（以件为保管单位的归档文件），打印卷内文件目录或归档文件目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后方可向档案馆移交。

第二十二条 档案保管期限

   （一）文件材料保管期限为永久、长期（三十年）、短期（十年）三种。长期为十一年至三十年，短期为十年（含十年）以下。

   （二）确定保管期限的原则：凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对本校、国家建设、历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管；凡反映学校一般工作活动，在较长时间内对学校和社会有查考利用价值的档案，列为长期保管；凡在较短时间内对学校有查考利用价值的档案，列为短期保管。

第二十三条 立卷原则

   （一）归档的文件材料应齐全、完整，能准确、全面地反映学校和部门的真实情况和主要活动，必须对学校当前与将来具有查证和参考作用。

   （二）立卷应遵循文件材料的自然形成规律，保持它们之间的有机联系，并区别不同的保存价值，科学地加以整理、组卷，便于保管和利用。

    第二十四条 立卷分工。校属各单位均为立卷部门，分工归口立卷。具体分工参阅邵阳学院档案归档范围和保管期限规定。

    第二十五条 立卷形式

   （一）本校的党群、行政管理、外事工作方面所产生的各类文件材料，根据档案管理的归类要求，结合学校实际，按年度，以“件”的形式立卷，按件装盒。归档文件以件为保管单位，一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可各为一件。

   （二）专题性、成套性档案（含教学、科研、基本建设、仪器设备、产品生产与科技开发、出版物、财会类）按年度、阶段、结构、部件等根据实际情况分别立卷。

    第二十六条 立卷分类

按“年度—问题—保管期限”的原则分类立卷。

   （一）分年度。文件应按不同年度、教学学年进行整理。一般不得将不同年度、学年文件放在一起立卷。将文件按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度规划、计划，归入开始年度；跨年度的总结、报告，归入最后一个年度；跨年度的会议记录本，一般可归入最后一次会议记录所在年度；跨年度的非诉讼案件材料，应归入结案年度；历经数年办完的文件，应归入结束年度；法规性文件归入公布或批准年度；按学年处理的文件归入专门年度。

   （二）分问题。将文件按其内容所反映的问题、事物分开立卷。

   （三）分保管期限。将文件按照邵阳学院档案归档范围和保管期限规定的不同保管期限分开，避免将不同保管期限的文件放在一起立卷，以便管理。

 第二十七条 立卷归档

    学校各类档案立卷归档的具体要求和流程见《高等学校档案管理办法》中相应类别的档案归档细则。

第二十八条  学校档案材料归档时间为：

   （一）学校各党政部门和能按年度归档的部门，应在次年六月底前归档。

（二）教学综合管理文件应在次年六月底前归档；学位审批表、学位获得者名单、毕业生成绩单等学籍资料在毕业当年的十一月底以前移交归档；研究生论文及相关材料应在当年的十一月底以前归档；毕业生集体照应在当年的九月底以前归档；新生录取名册应在完结后二个月内移交并于次年六月份立卷归档；

   （三）科学研究管理类文件材料应在次年六月底前归档；研究项目（课题）应在项目鉴定验收或结题后二个月内归档，暂不申报或中断、停止的研究课题在课题结束或中断、停止后二个月内归档。

   （四）基本建设管理类文件材料应在次年六月底前归档，基建工程档案应在项目完成后三个月内归档。

   （五） 仪器设备管理类文件材料应在次年六月底前归档，其他具有保存价值的材料在开箱验收后2个月内移交归档。

   （六）产品生产与科技开发的管理类文件材料应在次年六月底前归档，因故中断开发或生产的产品，应在中断开发或生产后2个月内归档。

   （七）财会管理类文件材料应在次年六月底前归档，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，由会计部门整理归档，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应由会计机构编制移交清册，移交本校档案馆统一保管。

   （八）干部人事与专业技术类文件材料应在文件材料产生或办结后1个月内归档。

   （九）学生类档案材料由各二级学院在每年毕业生离校后一周内集中整理并将应届毕业生档案归档移交学生工作处。

   （十）各二级学院、部自存档案应在次学年寒假前归档。

（十一）特殊载体档案要实时归档。

（十二）档案馆随时接收上级规定应接收的档案。

第二十九条 学校教职工对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。          

对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，学校档案馆可通过征集、代管等形式进行管理。

 第三十条  归档验收

   （一）各部门立卷完成，须经立卷部门档案工作分管领导审核。部门领导应按要求认真检查已归档的文件材料的质量，对不符合要求的应责令改正，对文件短缺的应协助档案员设法补全。最后，部门领导应在《备考表》上签字。

   （二）各部门应在规定时间内向档案馆移交档案，档案馆指定专人负责验收档案。

   （三）移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全，排列、书写是否符合要求，标题是否确切，立卷是否符合规范，对不符合质量要求的档案，接收人应拒绝接收，并退回立卷部门重新整理后再归档。

   （四）归档的声像文件材料，必须在有关设备上演示或检测，档案部门认为运转正常、图像清晰、声音清楚、内容完整准确，符合声像档案质量要求的声像载体文件材料予以接收，对不符合质量要求的声像载体文件材料，接收人应拒绝接收，并退回立卷部门重新整理后再归档。

  （五）档案验收合格后向档案馆移交，移交时交接双方应办理交接手续，打印移交目录一式二份，双方在移交目录上签字，各执一份移交目录备查。

 

第五章  档案管理

第三十一条 学校建立档案分类、整理、归档、保管、保密、鉴定、销毁、统计、利用等各项管理制度，逐步实现档案标准化、规范化管理。

第三十二条 学校建立档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。

第三十三条 档案馆按照《高等学校档案实体分类法》中规定的原则，对本校档案进行科学分类、规范整理、编号、排列，组织馆藏，加强档案的科学管理。

第三十四条  档案管理必须坚持全宗管理的原则。学校在教学、科研、管理等活动中形成的全部档案为一个全宗，各处室、院系的档案为学校档案全宗的组成部分。

    第三十五条 档案馆应编制科学合理的检索工具，保证档案的查准率、查全率。

第三十六条 档案人员必须自觉贯彻、严格遵守党和国家的保密法规规定，确保档案机密。

第三十七条  建立档案的登记、统计制度，对档案的收进、移出、库存档案数量、档案的利用等情况进行登记和统计，并按规定向所在地档案行政管理部门和上级主管部门及时报送本校档案工作基本情况统计报表。

第三十八条  定期对保管期限已满、已失去保存价值的档案进行鉴定，由有关处室和档案人员组成鉴定小组对档案进行直接鉴定，鉴定后要写出鉴定报告和销毁清册，由学校负责人审批后销毁。销毁档案必须由二人监销，并在销毁清册上签字，销毁清册归档永久保存。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第三十九条 档案馆应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已破损、字迹褪色的档案，应及时进行修复和复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。

第四十条 档案库房管理严格按照《邵阳学院档案馆库房管理制度》实施。档案馆应对所存档案和资料的保管情况定期进行检查，发现问题或隐患，应立即向馆长和主管校领导报告，及时处理。

第四十一条 档案管理人员工作岗位变动时，应将所管理的档案清点核实后，办理档案交接手续。

 

第六章 档案信息开发利用

第四十二条 档案人员应熟悉馆藏档案内容，主动热情地为利用者服务，及时、完整、准确地提供档案资料。

第四十三条 开放档案工作由档案馆负责。未经学校授权或上级主管机关批准，任何组织或个人无权公布档案。开放档案，必须遵循下列规定：

（一）档案馆应当通过档案馆网站或者其它方式定期公布开放档案目录，不断完善利用规则，创新服务方式，提高服务水平，积极为档案的利用创造条件，简化利用手续。

（二）凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可查阅利用属于开放范围的档案。

（三）利用者要求复制档案，由档案馆负责办理，提供档案复印件或扫描件，并签“与原件相符”和查询时间，并盖档案馆的“邵阳学院人事档案证明专用章”或“邵阳学院综合档案证明专用章”。加盖档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

（四）港澳台同胞、海外侨胞要求利用档案，须经有关主管部门介绍。

（五）外国组织和个人要求利用档案，应按国家档案局发布的《外国组织和个人利用我国档案试行办法》办理。

第四十四条 档案属下列情况之一者，不予开放：

（一）涉及党和国家秘密的；

（二）涉及专利或科技秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成部门规定限制利用的。

第四十五条 对要求查阅、摘录、复制保密档案或属于尚未开放的档案，须经相关部门负责人和档案馆馆长同意，并报主管校领导审批；涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位和本人同意，并报主管校领导审批同意。

第四十六条 对于重要的、珍贵的档案和资料（如土地使用证、产权证、会议记录等），一般不得提供原件使用。如特殊需要，须经档案馆馆长同意，并报主管校领导审批同意，才能复印或借阅。

第四十七条 档案馆应采取多种形式，开展档案利用工作。编制、提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南等检索工具。编纂档案汇集、校史等资料，为利用档案创造良好的条件。将符合《档案法》规定可以开放的档案，向学校和社会开放。

第四十八条 严格执行查阅、借阅登记手续。对查阅、摘抄或复制的档案材料，须经审核，并注明出处，加盖公章，方能生效和带走；对借出的档案，要定期催还。

第四十九条  档案部门应收集、整理、保管与学校档案有关的资料，配合馆藏档案提供利用。

第五十条 寄存在档案馆的档案，归寄存者所有，寄存者可以优先利用该档案。档案馆如果需要向社会提供利用，应当征得寄存者同意。

第五十一条 档案馆应当积极主动地开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案，应当经档案形成单位同意，并报主管校领导审批同意。

 第五十二条 档案馆应当采取举办档案专题展览、陈列、建设档案网站等多种形式，积极开展档案宣传工作。

  

第七章 档案信息化建设

第五十三条 学校档案信息化的总目标是档案管理现代化、档案信息数字化、档案利用网络化，从而建立智慧档案馆。要确保档案信息化与学校信息化同时规划与实施、档案数字化与办公自动化同步实施、智慧档案馆与智慧校园同步建设。

第五十四条 将档案信息化纳入学校信息化发展规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资料的安全保存和有效利用。

第五十五条 积极推进档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、教务管理系统、科研管理系统等相互衔接。

第五十六条 加快推进传统纸质档案数字化。已经数字化的，应当对档案原件妥善保管。

第五十七条 积极推进档案目录（案卷级目录和文件级目录）数据库、全文数据库和多媒体数据库建设，整合档案信息资源，实现档案信息资源共享。

第五十八条 各部门向档案馆移交的电子档案，应当通过符合安全管理要求的网络或者存储介质向档案馆移交。

档案馆应当对接收的电子档案进行检测，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性；对重要的电子档案进行异地备份保管。

 

第八章 经费、库房和设备

第五十九条 学校应将档案工作每年所需经费列入学校年度经费预算，保证档案工作运行的需求。

第六十条 库房要求

（一）档案库房要基本符合《档案馆建设标准》（建标103-2008）的要求，对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库，应按规范要求逐步改造。

（二）档案库房应当配置恒温、恒湿、防火、防盗、防渍、防有害生物等必要设施，使用温湿度自动控制和防火防盗设备保护档案。

（三）档案馆应对档案的安全定期组织检查，记录在案，发现问题，及时解决。

（四）档案库房要遵循安全保密、科学适用的原则。档案馆的查阅室、整档室、办公室必须与库房分开。

（五）存放涉密档案应当设有专门档案库房

第六十一条  档案馆应配置现代化设施设备，磁性载体档案宜采用防磁柜存放，档案卷（盒）应采用无酸纸制品，其规格、式样和质量符合国家相关标准。

第六十二条  学校有计划地设立专项经费，为档案馆配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，配置复印机、光盘刻录机、高速扫描仪、数码照相机、录音、录像机等办公自动化设备。

 

第九章   监督、检查与处罚

第六十三条 档案馆依照法律、行政法规有关档案管理的规定，可以对学校各部门、二级学院档案工作进行检查：

（一） 档案工作责任制和管理制度落实情况；

（二） 兼职档案工作人员管理情况；

（三） 档案收集、整理、保管、移交等情况；

（四） 档案信息安全保障情况。

第六十四条 学校各部门、二级学院发现本单位存在档案安全隐患的，应当及时采取补救措施，消除档案安全隐患。发生档案损毁、信息泄露等情形的，应当及时向学校报告。

第六十五条 档案馆发现各部门、二级学院存在档案安全隐患的，应当责令限期整改，消除档案安全隐患。

第六十六条 有下列行为之一的，由学校责令限期整改，情节严重的，对直接责任人依法给予处罚并追究相关责任：

（一）丢失属于国家所有的档案的；

（二）擅自提供、抄录、复制、公布属于国家所有的档案的；

（三）买卖或者非法转让属于国家所有的档案的；

（四）篡改、损毁、伪造档案或者擅自销毁档案的；

（五）将档案出卖、赠送给外国人或者外国组织的；

（六）不按规定归档或者不按期移交档案，被责令改正而拒不改正的；

（七）不按规定向社会开放、提供利用档案的；

（八）明知存在档案安全隐患而不采取补救措施，造成档案损毁、灭失，或者存在档案安全隐患被责令限期整改而逾期未整改的；

（九）发生档案安全事故后，不采取抢救措施或者隐瞒不报、拒绝调查的；

（十）档案工作人员玩忽职守，造成档案损毁、灭失的。

 

第十章   附则

第六十七条  本实施细则由学校档案馆负责解释。

第六十八条  本实施细则自公布之日起施行。原《邵阳学院档案管理实施细则》（邵院政字〔2013〕66号）同时废止。