邵阳学院电子文件归档与管理办法
第一章 总则
第一条 为了适应信息化建设需要，规范学校电子文件的归档与管理工作，确保电子文件的真实、完整、可用和安全，充分发挥电子文件的凭据参考作用，根据《中华人民共和国档案法》（2020年6月20日第十三届全国人民代表大会常务委员会第十九次会议修订）、《中华人民共和国档案法实施办法》及国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》(2003年7月28日发布 2003年9月1日施行)，国标GB/T18894-2016《电子文件归档与电子档案管理规范》等有关法规，结合学校实际制定本办法。
第二条 本办法所称的电子文件是指邵阳学院在教学、科研、管理及其他各项活动过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。
第三条 电子文件管理应当遵循信息化条件下电子文件形成和利用的规律，坚持下列基本原则：
（一）统一管理。对电子文件管理工作实行统筹规划，统一管理制度，对具有保存价值的电子文件实行集中管理。
（二）全程管理。对电子文件形成、办理、传输、保存、利用、销毁等实行全过程管理，确保电子文件始终处于受控状态。
（三）规范标准。制定统一标准和规范，对电子文件实行规范化管理。
（四）便于利用。发挥电子文件高效、便捷的优势，对有价值的电话子文件提供分层次、分类别共享利用。
（五）安全保密。按照国家有关法律法规和规范标准的要求，采取有效技术手段和管理措施，确保电子文件信息安全。
第二章 管理体制和职责
第四条 根据《中华人民共和国档案法》的相关规定，学校和各单位都要明确电子文件归档管理工作的分管领导，负责组织协调全校电子文件管理工作并解决实际问题。
第五条 各单位对电子文件管理工作进行统筹规划，从电子文件产生时就要有严格的管理制度和技术措施，明确管理职责，规范工作流程，对其实施超前管理，为电子文件管理提供必要的保障措施。电子文件的形成、承办、运转、整理与归档等工作，由承办（业务）部门负责，要将电子文件的整理归档工作纳入电子文件承办人的岗位职责，以确保电子文件的真实性、完整性和有效性。
第六条 各单位均要明确一名政治业务素质较高、具有一定计算机管理水平的电子文件管理员，负责本单位形成的电子文件的日常处理、收集、整理、归档和向档案馆移交工作。
第七条 对电子文件日常管理的监督、指导、检查和分类保管、开发利用等工作，由校档案馆负责。档案馆要对电子文件的形成、收集、分类、鉴定、归档及电子档案的保管与利用实行全过程管理。
第八条 归档电子文件与其他载体门类的档案实行集中统一管理。档案馆负责接收和保管各单位形成的具有永久保存价值的电子文件，并依法依规提供利用。档案馆除配备政治业务素质较高的计算机或相关专业技术人员管理电子档案外，同时配备与业务部门相互兼容的计算机及软、硬件系统，保证归档电子文件的有效识读。全体专、兼职档案人员要学习掌握计算机和电子文档管理系统的操作技能，利用归档的电子文件，积极开展档案编研、信息开发和服务利用工作。
第三章 电子文件的形成、办理、收集、积累和归档
第九条 电子文件形成单位在建立和完善信息系统时，应当组织文秘、业务、档案、信息化、保密等部门提出电子文件管理的功能需求。
第十条 各单位在主要职能活动中产生的电子文件，凡有查考利用价值的均应定期制作文件备份，并要及时拷贝到软盘或刻录到光盘上脱机保存。盘片上要用汉字标明文件名称及拷贝时间，放入专用装具内积累，妥善保管。采用物理归档归到档案馆后的电子文件，仍要在本单位保留一年后方可删除或销毁。
第十一条 电子文件在形成和办理过程中，应当具备国家法律法规规定的原件形成，并符合下列要求：
（一）能够有效表现所载内容并可供调取查用；
（二）能够保证电子文件及其元数据自形成起完整无缺、来源可靠未被非法更改；
（三）在信息交换、存储和显示过程中发生的形式变化不影响电子文件内容真实、完整。
涉密电子文件的原件形式应当符合国家有关保密法律法规的规定。
第十二条 电子文件应当采用符合国家标准的文件存储格式，确保能够长期有效读取。
第十三条 电子文件形成单位应当对电子文件形成的过程稿及其相关信息的留存和安全保密等作出明确规定。
第十四条 在电子文件传输、交换时，应当遵循相关要求，对传输、交换过程予以记录。
第十五条 电子文件归档范围
邵阳学院电子文件的归档范围参照《邵阳学院档案归档范围和保管期限规定》。此外，还应将各单位形成的有重要参考利用价值的数据库文件和相关软件、多媒体课件、超媒体链接文件（WEB网页）、数字化的影像文件、声音文件，CAD图形文件等，均应收集积累归档。
第十六条 电子文件归档基本方法
电子文件的归档可分为两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。（其基本要求见附件2）
（一）逻辑归档：具有稳定可靠的网络环境、有严密安全管理措施以及对内容重要的电子文件制作了纸质版本的单位，可以直接向学校档案馆实施逻辑归档。
（二）物理归档：各单位电子文件承办人要及时将应归档的电子文件光盘或软盘，向本单位电子文件管理员实施物理归档。
第十七条 电子文件鉴定
电子文件的鉴定工作，包括对电子文件真实性、可靠性、完整性、可用性的鉴定及确定密级、划写保管期限等。各单位电子文件管理员对归档的电子文件要进行真实性、完整性、有效性检验，发现问题及时采取补救措施。
第四章 归档电子文件移交
第十八条 电子文件的形成部门一般应在每年六月底前将上半年办理完毕的属归档范围的电子文件向档案馆移交归档，数据库文件可视情况按月或按季度向档案馆移交归档。
第十九条 档案馆接收归档的电子文件要对应归档的每套载体及其技术环境进行检验，合格率达到100%时方可进行接收，检验项目如下：
（一）载体有无划痕，是否清洁，有无病毒；
（二）电子文件及其元数据应当同时归档；
（三）归档时，应当对电子文件的真实性、完整性、可用性方面进行鉴定、检验及审核，并由相关责任人确认；
（四）核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；
（五）对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。
（六）具有永久保存价值或者其它重要价值的电子文件，应当转换为纸质文件或者缩微胶卷同时归档。
凡检验不合格的，应及时退回电子文件形成单位重新制作，并再次对其检验。检验合格的分别由移交单位和接收单位填写《电子文件归档登记表》，双方签字盖章。登记表一式两份，一份交电子文件形成单位，一份由校档案馆自存。
第二十条 归档电子文件应当按照相关管理要求进行分类和整理。
第五章 电子文件保管、统计、利用
第二十一条 归档电子文件移交到档案馆后，档案馆要制作二套，一套封存保管，一套查阅利用。
第二十二条 接收入库的电子档案，每两年要抽检一次，抽检率不低于10%，发现问题及时采取恢复补救措施。
第二十三条 随着计算机技术和设备的发展更新，设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作。库存电子档案要在完整性、准确性有保障的前提下，同步转换，更新复制。复制或补救新版后，原载体仍需保存三年。
第二十四条 对电子档案的复制分为相同载体的原样复制和不同载体的转换复制。相同条件下，要优先考虑载体的可靠性和先进性。
第二十五条 磁性载体上的归档电子文件，每四年要复制转存一次。需抢救的光盘应及时复制，原载体保留时间不少于四年。
第二十六条 保管归档电子文件要采用专门的保护设备和技术手段。归档电子文件载体应直立存放于防磁、防光、防尘、防有害气体的装具中，温度控制在17℃～20℃；相对湿度控制在35℃～45℃，距离强磁场10米以上。
第二十七条 随着系统设备更新或系统扩充，应及时对归档电子文件进行迁移操作，并填写《电子档案格式转换与迁移登记表》。
第二十八条 归档电子文件的提供利用要注意以下事项：
（一）封存的电子档案不得利用和外借，利用时要使用电子档案的复制件。
（二）电子档案查阅利用时应遵守保密规定。属于信息公开范围的电子文件的利用，应当按照国家有关规定执行。对具有保密要求的归档电子文件一般不在网上提供利用，确有必要以联网方式利用时，应严格遵守国家和学校的有关保密规定，在规定范围内提供利用并采取稳妥的安全保密措施。
（三）应当为利用者提供真实、可靠的电子文件，并采取有效措施确保电子文件不受损害。
第二十九条 电子文件的保管期限参照国家、教育部和本校制定的纸质文件材料保管期限的有关规定执行。超过保管期限的电子档案要进行销毁，需请有关部门和档案部门审核，编制销毁清册，经有关领导批准后方可销毁，并要确保载体与信息的彻底销毁。涉密电子文件的销毁应当按照国家保密法律法规的规定处理。
第三十条 属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦除的载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。
第三十一条 档案馆应及时按年度对归档电子文件的接收、保管、利用、鉴定、销毁情况进行统计。
第六章 附则
第三十二条 本管理办法由学校档案馆负责解释。
第三十三条 本管理办法自公布之日起施行。原《邵阳学院电子文件归档与管理暂行办法》（邵院政字〔2005〕72号）同时废止。
附件：1.邵阳学院电子文件归档范围
2.电子文件归档基本知识
附件1
邵阳学院电子文件归档范围
一、文本类
（一）党政管理类属纸质档案归档范围的电子文件。
1.校党政办室打印的属党政档案归档范围的所有电子文件。
2.各单位形成的属党政档案归档范围的电子文件：
（1）各种规章制度、办法，发展规划、计划，工作总结、工作报告或请示等电子文件。
（2）干部任免、职务评审、人员招聘、离退休审批、人员调进调出离职、派出或报到上岗等活动中形成的有关电子文件。
（3）各类奖励、处分、表彰、荣誉证发放、通报、刑事判决等方面的电子文件。
（4）党代会、教代会、工代会、团代会及全校性各种重要工作会议、学术会议上印发的的文件、领导人讲话稿、会议代表名册、会议日程、会议总结、会议纪要或简报等有关电子文件。
（5）机构设置、机构或人员调整、印章启用通知等方面的电子文件。
（6）编印成册的各种校史、年鉴、大事记及史料集，各种集锦荟萃，各种资料汇编、成果汇编、制度汇编等，各种通讯、简报、调研报告、分析汇总材料等电子文件。
（7）各种登记表、统计表、申请表、审批表、各种名册、名单，年月报表、年检等表格式电子文件。
（8）各种学籍、学历、学位管理与继续教育方面形成的电子文件。
（9）学校或单位承办的重大活动中形成的一系列材料。如招生、本科评估、学科或实验室评估、工程招标或竣工验收、财务、物价、税收、安全、卫生大检查、行业达标定级、校庆系庆活动、校运动会、学会社会实践、专项比赛等活动中形成的有归档保存价值的电子文件。
（10）各种合同、协议等电子文件。
（二）教学类纸质档案归档范围中形成的电子文件
1.本校编写的各种教材、专著、译著、字词典、教学计划、教学大纲、试题、典型教案、辅导材料、实验或实习指导书等电子版。
2.本科、研究生毕业生优秀论文及在校期间发表论文电子版。
3.教师自己制作的有保存价值的教学演示文稿。
（三）科研类纸质档案归档范围中形成的电子文件
1.教师承担的科研课题或项目申请书、课题进展年度报告、结题报告、技术报告、技术手册、产权登记表等电子版。
2.上报成果的内容简介、正式发表的论文、正式出版专著的电子版。
3.获省部级以上科研奖状、证书的彩色扫描图片文件。
（四）出版物类纸质档案归档范围中形成的电子文件
（五）教师基本情况简介及成果信息综录等电子版。
（六）各单位产生的其他有归档保存价值的电子文件。
二、多媒体类
（一）学校宣传部摄录的并已数字化的全校重大活动录像及校内新闻盘片。
（二）各单位形成的有保护价值的已数字化的录音、录像盘片。
（三）各单位制作的教学用多媒体课件。
（四）各单位制作的有保存价值的宣传用多媒体演示系统、文稿等，如各种人物事迹、专题事件或教学科研成果介绍等多媒体演示系统。
三、网页类
全校和各单位制作的网页上属纸质档案归档范围的网页内容全文、报表及数据库等。
四、图形、图片类
（一）各单位用数码相机拍摄或扫描的有归档保管价值的重要活动或人物照片。
（二）各单位举办展览或出版的画册用计算机排版定稿后的电子版。
（三）本校建筑物基建图纸的CAD文件及本校教师形成的各种工程设计、建筑设计、城市规划设计或产品设计图纸的CAD文件及CAD图形制作软件。
附件2
电子文件归档基本知识
一、基本术语解释
（一）电子文件：是指在电子设备及环境中生成，以数字格式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的各种信息记录。
（二）归档电子文件：是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。
（三）电子文件的逻辑归档：指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。
（四）电子文件的物理归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
（五）电子文件的真实性：指对电子文件的内容、逻辑结构和形成的背景信息进行鉴定后，确认其与形成的原始状况一致。
（六）电子文件的完整性：指电子文件的内容、结构和背景信息齐全且没有破坏、变异或丢失的性质。
（七）电子文件的有用性：指电子文件可以被检索、呈现或理解的性质。
（八）背景信息：指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、物理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。
（九）元数据：是指电子文件的内容、背景结构及其管理过程的数据。
（十）电子文件稿本。电子文件按其稿本分为草稿、定稿和正式电子文件。
1.定稿电子文件：用计算机起草文件时形成的最后一稿电子文件，记录了文件的最后修改结果，有重要凭证、依据价值，收集时需落实必要的签字手续，明确公文拟稿、核稿、签发等环节的责任者。对特别重要文件的历次草稿需要保存时，每一稿应以不同标识加以区别。
2.正式电子文件：将修改、签发完的定稿电子文件正式制作完毕，能行使其文件的职能，其标识应以正式文件文号注明。
主要收集积累定稿和正式版本的电子文件，草稿视情况自行决定是否保存。电子文件稿本代码为：M——草稿性电子文件；U——非正式电子文件；F——正式电子文件。
二、电子文件信息类型
要收集积累的电子文件类型有文本文件，图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、超媒体链接文件、程序文件和数据库文件。
（一）文本文件：指用计算机文字处理技术形成的文字文件、表格文件等，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。归档时应重点收集定稿电子文件和正式电子文件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式，归档后档案馆要全部用软件转换为PDF格式保存，以确保电子文件的真实性和不可改动。
（二）图像文件：指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件。对用扫描仪等设备获得的采用非通用格式的图像电子文件，收集时应将其转换为通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPG、TIFF为通用格式。
（三）图形文件：是采用计算机辅助设计或绘图工具获得的静态图形文件，归档时应注意其设备依赖性、易修改性等问题，不要遗漏相关软件及各种数据信息。对计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注意其软硬件环境和相关数据。
（四）影像文件：指用数码摄像机，视频采集卡等视频设备获得的动态图像文件。对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩文件和相关软件。要归档的视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。
（五）声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件，归档时应注意收集其属性标识和相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。
（六）超媒体链接文件：指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。
（七）数据库文件：指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。数据库文件以DBF、XLS文件为通用格式。
（八）计算机程序：指计算机使用的专用或自主开发的系统软件、应用软件等。对用专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集归档。文件格式代码为：
T——文本文件；J——图像文件；G——图形文件；M——影像文件；W——声音文件；O——超媒体链结文件；P——程序文件；D——数据文件。
三、电子文件载体类型
目前主要有光盘、磁盘、磁带等介质的载体类型。
四、电子文件归档基本要求
（一）逻辑归档基本要求。
1.电子文件归档操作由具体经办人完成，办理完毕的电子文件要注明标识。
2.档案馆电子文档管理员要会同各单位计算机系统管理人员设定查询归档电子文件的权限。
3.网络管理人员要把归档电子文件的物理地址存放于指定的计算机服务器上，服务器必须采取双机备份等可靠的备份措施。
4.归档的电子文件要有该电子文件产生及运行过程的背景信息及元数据。
5.局域网内部要有可靠的安全防范措施，系统设备更新时，必须制定严密的数据转换办法，确保数据准确无误并能在新系统中运行。
6.电子文件归档后，档案人员、网络管理人员要及时清理计算机或网络上重复的电子文件。
7.各单位设备更新时要及时做好数据向新设备的转换工作，做好数据更新记录，将转换后的新数据向档案馆移交归档。
（二）物理归档基本要求。
1.各单位兼职档案员要根据本单位纸质档案归档范围与本单位电子文件管理员共同制定本单位电子文件的归档范围与归档计划。
2.电子文件承办人应根据归档范围，在电子文件产生时就对应归档电子文件标注一定的标记（文件题名、形成日期、编号等）。
3.各单位办理完毕的电子文件，在计划规定的期限内拷贝到磁盘或光盘上（为禁止对文件写操作，尽量刻录到一次性写操作的光盘上），载体上标注好盘内文件内容、类别、存入日期及磁盘编号等，如要保密还要标明密级。凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档。物理归档的电子文件仍要在单位计算机硬盘或光盘上保留一年后方可销毁。
4.特殊格式的电子文件（非通用格式），归档时应保存存储载体上备份相应查看软件。对用数据库管理系统生成的数据库文件，数据库结构字段名为非汉字的结构，归档时应附数据库结构说明书，标明每个字段的汉字名称；如记录内容用代码表示的应全部转换为汉字表示，以确保数据库信息的可利用性。
5.电子文件承办人在向本单位电子文件管理员归档时，应以磁盘为单位填写《归档电子文件登记表》，与盘片一同交给电子文件管理员归档。
五、归档电子文件的整理
（一）把带有归档标识的电子文件按载体和文件类别代码进行相对集中，分类组织存储载体。
（二）归档电子文件以件为单位进行整理，整理方法按国家档案局的《归档文件整理规则》进行整理。
（三）电子文件的分类方案按本校制定的《邵阳学院档案实体分类法》编制实体分类号。
（四）存放载体的编号方案为：存储载体类型代码——文件格式代码——顺序号。
存储载体类型代码为：GP—光盘；CP—磁盘；CD—磁带等。
文件格式代码为：T-文本文件：J-图像文件：G-图形文件：M-影像文件：W-声音文件：O-超媒体链结文件：D-数据库文件：P-程序文件等。电子文档编号方案为载体编号——文件件号。
（五）把通过分类的电子文件按存放载体编号重新排列，将著录项目输入计算机数据库内，编制机读目录和简要的检索工具。基本著录项目为：序号、题名、责任者、文号、文件形成时间、全文标识、实体分类号、电子文档号（盘号及件号）、密级、保管期限、硬件和软件环境等著录内容。归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则
基本要求。
邵阳学院办公室 2023年6月1日印发