各二级学院：

为及时有效地做好2023届毕业生档案转递工作，现将有关事宜通知如下：

一、毕业生档案归档材料的要求

（一）毕业生归档材料内容

包括高中毕业生材料、高考招生登记表、学生登记表、普通高等学校本专科毕业生登记表、实习鉴定表、毕业生体格体检表、学生成绩档案表、学士学位审批表、党团材料、奖励材料、处分材料等。各学院整理毕业生档案材料时，请将材料按照：1学生成绩档案表、2普通高等学校本专科毕业生登记表、3实习鉴定表、4学士学位审批表、其他材料的顺序排序整理好。归档工作完成后，按规定填报档案内容清点一览表（附件3），原件学院自行保存，复印件随档案移交学生档案室。

（二）归档材料的填写

1、所有材料用钢笔或碳素水笔认真填写、字迹工整。用铅笔或圆珠笔书写的材料，复印、复写材料及证件（合格证、荣誉证等）不在归档范围；

2、普通高等学校本专科毕业生登记表、学生成绩档案表等各表中的信息和意见（如协议书编号、学校对其就业的意见、班级意见、院系意见及学校意见等），应本着对学生负责的态度逐一认真填写，按要求签名、加盖印章；

3、材料填写中，如遇没有内容填入到该项中，例如：没有奖励或处分等情况，请填写“无”或“否”；

4、档案袋封面必须确保字迹工整、信息完整准确，避免随意涂改。其中“生源地”依据档案转递相关政策要求详细填写毕业生户籍所在地信息；“材料目录”须根据学生实际装档材料用钢笔或碳素水笔对应打“√”；右下角的“No”填写毕业生完整学号。

二、毕业生档案转递与管理

（一）已升学或就业的毕业生

1、已升学毕业生。凡考上研究生的毕业生档案，请各二级学院将调档函、承诺书（附件2）、学生档案、档案去向登记表（附件1）、档案转递通知单、机要信封按规定整理好，拟于5月31日前交至学生档案室，由学校统一拟于6月中旬寄出。

2、已落实了就业单位并签订了就业协议书的毕业生，请各二级学院根据就业协议书指定的档案接收信息，将调档函、承诺书（附件2）、学生档案、档案去向登记表（附件1）、档案转递通知单、机要信封按规定整理好，拟于5月31日前交至学生档案室，学校拟于6月下旬寄出。

3、已落实了就业单位，并签订了就业协议书，但用人单位暂不接受其档案，毕业生可自行选择去单位所在的当地政府人事部门办理人事代理手续托管档案（程序与下文“人事代理”操作相同），或将档案转回户籍地（程序与下文“回户籍地”操作相同）。

（二）未就业的毕业生

暂未落实就业单位的毕业生，可根据自身实际情况自主选择以下档案去向和管理方式：

1、回户籍所在地。暂未落实就业单位选择档案回户籍地的毕业生，请仔细阅读2023年各户籍地人社部门提供的档案接收工作要求和信息（附件5），做好相应准备并填写承诺书（附件2），档案拟于7月下旬寄往承诺书上的地址。

2、人事代理。毕业生通过到各省（或市）人力资源与社会保障厅（或局）所属的人才服务中心办理人事代理协议，根据协议书或人事代理机构开具的接收函填写承诺书，档案拟于7月下旬寄往承诺书上的地址。

3、中心托管。湖南省大中专学校学生信息咨询与就业指导中心（简称：中心）可托管毕业生档案，请学院在5月19日将选择此种保管方式的2023届毕业生信息报送招生就业处，并按要求组织毕业生办理好托管手续，联系人：阮鹏，联系电话：0739-5432591。

4、暂由学校保管。由毕业生本人提出申请，经所在学院核实同意，学校可暂代保管学生档案，保管期限不超过两年。两年后，毕业生仍未申请调出档案的，学校依据国家相关就业政策将档案转至毕业生户籍所在地（湖南省生源转至毕业生所属县或区的人才交流服务中心，外省生源毕业生转至毕业生所属各省教育厅或省人事厅指定的毕业生就业工作服务部门）。结合以往工作经验，为方便广大毕业生就近办理档案业务，建议学生尽量选择前两种方式。

三、其他注意事项

1、我校2023届毕业生档案默认通过邮政机要邮寄，如有特殊要求请在附件1中对应栏备注，档案寄出后拟3-8天送达，毕业生务必在一个月内到档案接收地核实。

2、毕业生档案应在毕业生离校后尽快寄出，请各二级学院务必要高度重视，严格把关，拟于6月15日前，按照2023届毕业生档案工作程序将所有材料清点核实移交学生档案室，并确保资料、信息准确。送交的材料请按专业、班级学号的先后排序。

3、各二级学院务必将此文件精神以毕业班主题班会、电话、QQ微信群、短信等多种形式，传达给每一个毕业生，确保所有毕业生知晓档案政策，采取严肃认真的态度妥善处理好自己的档案。

联系人：蒋老师   联系电话：0739--5430067

附件1：2023届毕业生档案去向登记表

附件2：2023届毕业生档案派遣承诺书

附件3：2023届毕业生学生档案主要内容清点一览表

附件4：2023届毕业生档案清点注意事项

附件5：2023年各单位移交档案地址及要求（仅供参考）

                                                                         学生工作部

                                                                           2023年5月11日